Do các doanh nghiệp ngày càng đòi hỏi về một hệ thống trao đổi thông tin tiết kiệm chi phí hơn và có độ tin cậy cao hơn, Microsoft đã nâng cấp và cho ra phiên bản Exchange Server 2010 với nhiều tính năng mới vượt trội. Đặc biệt là khả năng vận hành nhanh hơn, đáng tin cậy hơn, dễ dàng quản trị hơn, bảo vệ thông tin doanh nghiệp tốt hơn và hỗ trợ cho người dùng làm việc một cách năng động hơn. 

 

Microsoft Exchange 2010 là một trong những bước tiến mạnh nhất của Microsoft trong lãnh vực truyền thông hợp nhất giúp cho doanh nghiệp gia tăng khả năng làm việc cộng tác một cách vô cùng hiệu quả. Phiên bản mới nhất này của Exchange có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc trong khi vẫn kiểm soát được chi phí cho việc triển khai, quản trị và tuân thủ quy định về an toàn thông tin. Exchange 2010 đưa ra nhiều giải pháp khác nhau cho bạn chọn lựa khi triển khai, cho phép tích hợp các giải pháp bảo vệ chống rò rỉ thông tin và các khả năng tuân thủ quy định cao cấp khác, tất cả những tính năng này sẽ tạo thành một giải pháp làm việc cộng tác và trao đổi thư điện tử tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.  

 

Linh động và đáng tin cậy

Những nhà quản trị hệ thống luôn phải mang trọng trách xây dựng một hệ thống CNTT sẵn sàng đáp ứng được những thay đổi của công việc quản lý và kinh doanh của công ty và điều đó có nghĩa là họ phải chọn lựa và đầu tư vào những giải pháp công nghệ đúng ngay từ đầu.

Exchange Server 2010 sẽ cho phép bạn khả năng linh động chọn lựa những hình thức triển khai khác nhau dựa trên nhu cầu thực tế và hiện trạng hạ tầng phần cứng sẵn có cùng với những phương thức triển khai đơn giản nhất giúp cho hệ thống e-mail trong doanh nghiệp của bạn luôn luôn đảm bảo tính sẵn sàng cao:

• Exchange Server 2010 đưa ra những giải pháp triển khai từ việc cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp đến việc hosting trên hệ thống của Microsoft Datacenter (với tên gọi là Exchange Online) hoặc có thể phối hợp triển khai cả 2 giải pháp trên cùng lúc. Microsoft cam kết rằng phương thức “Software plus services” sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tiến độ triển khai dự án, tận dụng được sức mạnh của cả 2 hình thức cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp và dạng dịch vụ hosting trong khi vẫn không thay đổi giao diện hoặc kinh nghiệm của người dùng cuối.
• Exchange Server 2010 cũng giới thiệu cho bạn việc chọn lựa các hình thức lưu trữ thông tin mới. Bạn có thể lưu trữ từ hình thức Storage Area Networks (SAN) đắt tiền tới những hình thức tiết kiệm hơn như Direct Attached Storage (DAS) với công nghệ đĩa SATA dành cho máy để bàn rất tiết kiệm chi phí.  Trong phiên bản mới nhất này, Exchange đã tiếp tục cải tiến trong việc quản lý CSDL cho mailbox giúp tiết kiệm đến 50% không gian đĩa cứng so với phiên bản Exchange Server 2007 và cũng như là khả năng hạn chế dữ liệu bị lỗi tốt hơn nhiều.  
• Được xây dựng trên nền tảng công nghệ Continuous Replication (CR) của Exchange 2007, một công nghệ cho phép đơn giản hóa khả năng duy trì tính liên tục và khắc phục nhanh khi xảy ra thảm họa cùng với việc cải tiến của hàng loạt những công cụ bảo trì cho hệ thống sẽ giúp bạn tiến lên một bước mới đáng tin cậy hơn và giảm bớt sự phức tạp để duy trì một hệ thống máy chủ mail hoạt động liên tục. Việc giảm bớt gánh nặng cho người quản trị cũng như bộ phận hỗ trợ kỹ thuật cũng là một cách để giảm chi phí. Với sản phẩm mới, người dùng cuối sẽ có thêm các cơ chế tự thực hiện một số công việc thông thường và không phải gọi đến bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.

Truy cập thông tin ở bất cứ nơi nào

Sự thành công của doanh nghiệp cũng gắn liền với khả năng làm việc hiệu quả của nhân viên thông qua những giải pháp công nghệ mà doanh nghiệp đang ứng dụng. Exchange Server 2010 sẽ giúp người dùng cuối nâng cao hiệu suất làm việc bằng cách cho phép họ tự do truy cập tất cả các hình thức thông tin liên lạc như e-mail, voice mail, instant messaging với các cơ chế bảo mật cao nhất trên gần như tất cả các hệ điều hành, trình duyệt Web, hoặc thiết bị thông qua các giao thức e-mail chuẩn. Người dùng ngày nay có thể xử lý mọi giao dịch thông qua hộp thư inbox của mình. 

Trong phiên bản mới nhất này, Exchange đã cho phép người dùng sử dụng mọi phương thức thông tin từ một nơi duy nhất và cho phép họ rất dễ dàng trao đổi thông tin với nhau và với cả các đối tác. Luồng thông tin ra vào một hộp thư rất dễ dàng trở nên quá tải và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cũng như lợi ích của công ty. Exchange 2010 bổ sung thêm nhiều tính năng mới có thể giúp người dùng tự tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên thông tin trong hộp thư của họ.

Trong khi các nhân viên văn phòng sử dụng rất nhiều hình thức thông tin mỗi ngày, thì hình thức thông tin dạng thư thoại truyền thống vẫn là một trong những hình thức quan trọng nhất tại hầu hết các công ty trên thế giới. Việc duy trì và vận hành một hệ thống voice mail truyền thống độc lập với hệ thống e-mail sẽ tạo ra những khoản chi phí không cần thiết và tăng thêm sự phức tạp cho người dùng cuối. Với Exchange 2010, bạn có thể thay thế hệ thống voice mail truyền thống với một giải pháp truyền thông tích hợp ngay bên trong phần lõi của hạ tầng thông tin doanh nghiệp. Hệ thống mới này sẽ cho phép người dùng nhận các thư dạng voice mail ngay trong hộp inbox. Người dùng có thể xứ lý voicemail y như họ xử lý những mail thông thường với các công cụ rất quen thuộc như Office Outlook hoặc Outlook Web Access.

Khả năng bảo mật và tuân thủ quy định an toàn thông tin cao

Trong môi trường luật pháp hiện nay, điều quan trọng là bạn phải lưu trữ được những dữ liệu về kinh doanh một cách hiệu quả. Những dữ liệu này bao gồm e-mail và nó đã trở thành một trong những tài nguyên quan trọng trong việc giám sát và điều tra những vấn đề liên quan đến việc tuân thủ quy định thông tin doanh nghiệp.

Tuy vậy, quản lý việc tuân thủ quy định khi sử dụng e-mail đã trở thành một trong những thách thức đối với doanh nghiệp. Do hạn chế về dung lượng của hộp thư nên người dùng thường bắt buộc phải di chuyển thư khỏi mail server và chuyển về lưu trữ trên laptop hoặc máy tính cá nhân ở dạng tập tin PST (Personal Storage). Những thư dạng này rất khó quản lý và tìm kiếm theo yêu cầu khi cần thiết.

Để giải quyết vấn đề này, Exchange 2010 đã đưa ra các tính năng tích hợp mới cho việc lưu trữ và lưu trữ e-mail bao gồm việc tìm kiếm thông tin trên nhiều mailbox đồng thời và lưu trữ thông tin cho việc giám sát, điều tra tức thời. Khi bạn sử dụng chức năng “Immediate Legal Hold” với kiến trúc lưu trữ mới của Exchange, bạn có thể cải tiến được việc kiểm soát các thông tin của doanh nghiệp, trong khi đó người dùng  vẫn tận dụng những kiến thức có sẵn và không ảnh hưởng đến việc họ quản lý hộp thư làm việc hàng ngày.

Mặc cho bạn có nỗ lực đến đâu, người dùng vẫn có thể vấp phải những sai sót trong việc xử lý những thông tin nhạy cảm của công ty. Thêm vào đó, chắc chắn có những mối đe dọa liên quan đến việc truy cập trái phép vào những thông tin mật không được bảo vệ. Vấn đề này đang trở nên ngày càng cấp bách khi đối mặt với việc tăng cường các quy định liên quan đến thông tin cá nhân của khách hàng và nhân viên. Exchange 2010 giúp tăng cường bảo vệ thông tin doanh nghiệp và e-mail thông qua khả năng quản lý thông tin tập trung. Điều này bao gồm khả năng ngăn chặn, hạn chế, mã hóa và khóa e-mail một cách hiệu quả. Cung cấp cho bạn nhiều chọn lựa cho việc bảo vệ và quản lý rất linh động, bạn có thể cho phép tự động kiểm soát hoặc trao quyền này lại cho nhân viên để họ tự bảo vệ lấy dữ liệu của mình.

Những tính năng mới trong Exchange 2010

Microsoft Exchange 2010 giúp bạn vươn đến những mức độ cao cấp hơn trong việc xây dựng một hệ thống e-mail đáng tin cậy và tốc độ nhanh thông qua việc đưa ra những tính năng giúp đơn giản hóa việc quản trị, bảo vệ thông tin , đáp ứng yêu cầu của người dùng di động. Với những lựa chọn mới cho công tác triển khai và lưu trữ, khả năng quản lý hộp thư cao cấp và chức năng lưu trữ e-mail được tich hợp sẵn, Exchange 2010 sẽ giúp bạn giảm bớt chi phí và tạo thêm các giá trị trong kinh doanh. 

Linh động và đáng tin cậy

Exchange Server 2010 đưa ra những giải pháp triển khai từ việc cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp đến việc hosting trên hệ thống của Microsoft Datacenter với tên gọi là Exchange Online hoặc có thể phối hợp triển khai cả 2 giải pháp trên cùng lúc. Microsoft cam kết rằng phương thức “Software plus services” sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tiến độ triển khai dự án, tận dụng được sức mạnh của cả 2 hình thức cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp và dạng dịch vụ hosting trong khi vẫn không thay đổi giao diện hoặc kinh nghiệm của người dùng cuối.

Được xây dựng trên nền tảng công nghệ Continuous Replication của Exchange 2007, một công nghệ cho phép đơn giản hóa khả năng duy trì tính liên tục và khắc phục khi xảy ra thảm họa cùng với việc cải tiến của hàng loạt những công cụ bảo trì cho hệ thống sẽ giúp bạn tiến lên một bước mới đáng tin cậy hơn và giảm bớt sự phức tạp để duy trì một hệ thống máy chủ mail hoạt động liên tục. Những tính năng mới này bao gồm: 

• Không cần phải triển khai hệ thống clustering phức tạp và tốn chi phí cũng như các sản phẩm nhân bản dữ liệu của các hãng thứ ba để đảm bảo công việc sao lưu dự phòng cho Exchange một cách trọn vẹn.
• Tự động nhân bản và khắc phục lỗi cho CSDL của mailbox với chỉ 2 Server hoặc thông qua các trung tâm datacenter nằm ở các vị trí địa lý khác nhau. 
• Duy trì tính sẵn sàng và khôi phục nhanh với đến 16 bản sao của mỗi mailbox database trong Exchange Server.
• Hạn chế việc ngưng hoạt động của người dùng trong khi di chuyển các mailbox giữa các mail server khác nhau, điều này cho phép bạn thực hiện công việc bảo trì và chuyển đổi thông tin theo kế hoạch rất thoải mái, ngay cả trong giờ làm việc.
• Bảo vệ chống mất e-mail khi Transport Server đang trong tình trạng nâng cấp hoặc bị lỗi hoặc thông qua chức năng sao lưu dự phòng một bản “shadow copy” được tích hợp sẵn cho phép chuyển hướng gửi mail một cách thông minh tới những Server còn sẵn sàng. 

Việc giảm bớt gánh nặng cho bạn cũng như bộ phận hỗ trợ kỹ thuật cũng là một cách để giảm chi phí. Với sản phẩm mới, người dùng cuối sẽ có thêm các cơ chế tự phục vụ khi gặp các vấn đề thông thường và không phải gọi đến bộ phận hỗ trợ kỹ thuật. Với chức năng này, bạn có thể: 

• Cho phép người dùng cập nhật thông tin về Contact của họ và theo dõi việc gửi nhận thông tin mà không cần sự hỗ trợ của nhân viên IT 
• Cung cấp giao diện web dễ sử dụng để hỗ trợ những sự cố thường gặp 
• Thực hiện mô hình quản lý truy cập dựa theo chức năng của Exchange để tăng thêm quyền hạn cho những người dùng chuyên nghiệp để thực hiện một số tác vụ nhất định – ví dụ hỗ trợ bộ phận pháp lý trong việc tìm kiếm thông tin trong nhiều hộp thư khác nhau – mà không cần phải đòi quyền của người quản trị hệ thống 

Truy cập thông tin ở bất cứ đâu

Trong phiên bản mới nhất này, Exchange đã cho phép người dùng sử dụng mọi phương thức thông tin từ một nơi duy nhất và cho phép họ rất dễ dàng trao đổi thông tin với nhau và với cả các đối tác. Luồng thông tin ra vào một hộp thư rất dễ dàng trở nên quá tải và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cũng như lợi ích của công ty. Exchange 2010 bổ sung thêm nhiều tính năng mới có thể giúp người dùng tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên các hình thức thông tin trong chính hộp thư của họ. Cụ thể như sau: 

• Hỗ trợ người dùng sử dụng e-mail xuyên suốt từ desktop, web, đến thiết bị di động, bao gồm việc hỗ trợ OWA chạy trên các trình duyệt khác nhau như Apple Safari và Mozilla Firefox
• Thống nhất việc truy cập tới e-mail, voice mail, instant messaging, và mail dạng văn bản thông thường cho phép người dùng chọn cách tốt nhất với những người khác và không ràng buộc việc họ đang ở bất cứ đâu.
• Bổ sung thêm các trợ giúp cho các thiết bị di động, đặc biệt là Windows Mobile thông qua Exchange ActiveSync
• Chia sẽ tình trạng free/busy không chỉ với các nhân viên nội bộ mà cả với các đối bên ngoài nhằm hỗ trợ việc thiết lập các buổi họp nhanh chóng và hiệu quả, bạn cũng có thể chọn lựa mức độ chia sẻ thông tin.

Exchange 2010 bổ sung thêm nhiều tính năng mới có thể giúp người dùng tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên các hình thức giao tiếp trong chính hộp thư của họ. Cụ thể là: 

• Người dùng có thể sắp xếp lại thông tin e-mail theo trình tự của nội dung trao đổi một cách tự nhiên. 
• MailTips sẽ thông báo cho người dùng , trước khi họ nhận nút Send để gửi mail đi về thông tin chi tiết của mail có thể không thể gửi đi được hoặc có thể gửi nhầm (ví dụ như bạn có thể gửi những thông tin mật của công ty ra cho những người nhận bên ngoài, làm giảm bớt sự lộn xộn của hôp thư, những bước phải làm thêm và gọi cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.

Với Exchange 2010, bạn có thể thay thế hệ thống voice mail truyền thống với một giải pháp truyền thông tích hợp ngay bên trong phần lõi của hạ tầng thông tin doanh nghiệp. Hệ thống mới này sẽ cho phép người dùng nhận các thư dạng voice mail ngay trong hộp inbox. Người dùng có thể xứ lý voicemail y như họ xử lý những mail thông thường với các công cụ rất quen thuộc như  Office Outlook và Outlook Web Access.   Bạn sẽ tiết kiệm được chi phí với hệ thống voice mail hợp nhất và cung cấp cho người dùng những tính năng như:

• Chuyển đổi voice mail thành dạng văn bản, cho phép người dùng sắp xếp thứ tự ưu tiên nhanh chóng, không cần phải nghe tất cả các tập tin âm thanh.
• Tăng thêm sức mạnh cho việc cá nhân hóa việc tự động tham gia các voice mail
• Công cụ trả lời cuộc gọi và tạo các quy luật chuyển cuộc gọi cho cá nhân hoặc cho một nhóm dựa trên mã của người gọi hoặc thông tin cá nhân, điều này đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ cuộc gọi nào. 
• Người dùng có thể truy cập vào inbox thông qua điện thoại – bao gồm cả e-mail, lịch làm việc, các danh bạ người dùng – với sự hỗ trợ của gần 30 ngôn ngữ thông qua  Outlook Voice Access.

Khả năng bảo mật và tuân thủ quy định công ty cao

Exchange 2010 đã đưa ra các tính năng tích hợp mới cho việc lưu trữ và bảo tồn e-mail bao gồm việc tìm kiếm thông tin trên nhiều mailbox đồng thời và lưu trữ thông tin cho việc giám sát, điều tra tức thời (immediate legal hold). Khi bạn tích hợp chức năng này với kiến trúc lưu trữ linh động của Exchange, bạn có thể cải tiến được việc kiểm soát các thông tin của doanh nghiệp, trong khi đó bạn vẫn cung cấp cho người dùng  tận dụng những kiến thức có sẵn và không ảnh hưởng đến việc họ quản lý hộp thư làm việc hàng ngày. Cụ thể những tính năng mới này như sau: 

• Di chuyển thông tin từ Outlook Data Files (PSTs) từ PC ngược trở lại Exchange phục vụ cho mục đích quản lý và điều tra những vấn đề liên quan đến pháp lý.
• Dễ dàng phân loại thư điện tử với những chính sách lưu trữ có thể áp dụng cho từng e-mail riêng lẻ hoặc cho những thư mục khác nhau.
• Cho phép tìm kiếm thông tin xuyên suốt các hộp thư với giao diện web thân thiện hoặc thông qua việc kiểm soát truy cập theo chức năng cho phép bộ phận nhân sự hoặc hành chánh thực hiện các công việc tìm kiếm thông tin theo mục đích.

Exchange 2010 cũng mở rộng khả năng Bảo vệ và kiểm soát, đơn giản bằng cách mã hóa, hạn chế và khóa những e-mail chứa những thông tin nhạy cảm hoặc không phù hợp dựa trên thông tin cụ thể về người gửi, người nhận và các thuộc tính về nội dung. Những tính năng chính cụ thể như sau:

• Kết hợp Exchange 2010 và dịch vụ Active Directory Rights Management Services (ADRMS) cho phép bạn và người dùng có thể ứng dụng chức năng  Information Rights Management (IRM) tự động bảo vệ thông tin, ngăn chặn quyền truy cập và sử dụng những thông tin bên trong 1 e-mail – cho dù nó được gửi  đi bất kỳ nơi đâu.
• Cho phép đối tác và khách hàng có quyền đọc và trả lời những thư được bảo vệ bởi IRM – ngay cả khi họ không có cài đặt hệ thống Active Directory Rights Management Services (ADRMS) trên máy chủ. 
• Cho phép những người quản lý xem lại các thư điện tử và có thể duyệt hoặc ngưng việc di chuyển mail.